Per scansionare al meglio un documento utilizza il software fornito con lo scanner, che solitamente offre le funzionalità più complete, e segui questi passaggi.
1. Preparazione del documento
Rimuovi i punti metallici.
Verifica che i fogli siano orientati nella stessa direzione per evitare difficoltà di lettura.
2. Impostazioni dello scanner
Verifica:
a) la risoluzione (DPI) e cioè il livello di dettaglio della scansione. Il DPI ha una misura che parte normalmente da 50 per salire. Più alto è il numero di DPI più il documento peserà.
b) la modalità colore:
– bianco nero,
– scala di grigi,
– colore.
Il documento scansionato in bianco nero peserà meno di quello scansionato in scala di grigi e quest’ultimo a sua volta meno di quello scansionato a colori.
Per documenti di solo testo si consiglia:
– DPI da 100 a 200,
– bianco nero o scala di grigi.
Per documenti con immagini si consiglia:
– DPI da 100 a 200,
– colori o, se non sono necessari i colori, la scala di grigi, mai il bianco nero.
3. Salvataggio
Se disponibile, esegui un’anteprima della scansione prima di salvare il file per assicurarti che tutto sia a posto e soprattutto se il file è leggibile e correttamente orientato.
Se non è chiaro aumenta i numero di DPI da 100 a 200 fino a 300, ma non oltre se non serve un notevole dettaglio.
Scegli quindi la cartella dove salvare il file scansionato, possibilmente la stessa dove hai salvato l’atto principale, perchè solo in tal modo i link ai documenti si mantengono.
Rinomina il file in modo descrittivo per facilitarne la ricerca in futuro, ma ricorda di non usare troppe parole perchè i sistemi hanno problemi con file con nomi oltre gli 80 caratteri.
4. Pulizia dello scanner
Pulisci regolarmente il vetro dello scanner: polvere e impronte digitali sul vetro possono influire sulla qualità della scansione. Utilizza un panno morbido e privo di lanugine leggermente inumidito con un detergente per vetri delicato.
